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合同管理办法
作者:天达建筑   来源:本网   日期:2014-11-20 9:35:47

  第一条 目的
  为规范公司合同的管理,防范与控制合同风险,做到管理有规章,履行有检查,维护公司的合法权益,结合公司的实际制定本办法。
  第二条 适用范围
  本办法适用于公司签订和履行的所有建设工程施工合同、分公司管理合同及分公司对外重要合同、施工内部承包合同、专业分包合同、劳务分包合同、材料或设备采购合同、周转材料或机械设备租赁合同、劳资合同、借、欠、还款等合同。
  第三条 综合管理
  合同的综合管理工作统一由公司办公室负责。根据合同分类不同其审定工作由各职能部门负责。
  第四条 管理流程
  职能部门合同审核――送交总经理或分管经理签署-公司办公室登记盖章――公司办公室追收合同原件(至少一正一副)――合同原件交档案室存档并将合同复印件盖章确认与原件相符后按需要报总经理、发相应职能部门、财务中心各一份――档案室收件后登记、编号、按工程项目单独具档(执行一项目一档案原则,合同不分类别只按项目)――按月、年度归档备查。
  第五条 编制、审核、签署
  (一)所有建设工程施工合同、自营项目施工内部承包合同、专业分包合同、劳务分包合同由经营中心负责编制、审定后,送交总经理或分管经理签署。
  (二)材料或设备采购合同、周转材料或机械设备租赁合同由公司材料供应部编制、审定后送交总经理或分管经理签署。
  (三)借、欠、还款合同由财务中心编制审定后送交总经理签署。
  (四)劳资合同由办公室编制审定后交总经理签署。
  (五)各分公司主要合同、协议由分公司负责人报分管经理审核后送交总经理签署。
  (六)分公司管理合同,由经营中心负责编制整理,经总经理带队对分公司承包人考核合格后由总经理签署
  (七)其他合同由分管职能部门编制审核后报总经理签署。
  (八)特重大项目及对公司发展有影响的合同、职能部门审核不能确定或对涉及相应法律、法规不明的合同,应送法律顾问审核后方能签署。
  第六条  合同的借阅与借用
  (一)各部门因工作需要须借阅合同的,填写《合同档案借阅登记表》,经部门分管经理确认签字后,方可借阅,以副本或复印件借出。合同原件及正本无特殊情况不得外借。
  (二)借阅者有义务妥善保管合同资料,不得涂改、伪造、撕毁,保持所借文件合同资料的完整、整洁,不遗失。
  (三)借阅的合同档案用完后应及时归还,借用时间一般不超过三天。如需延长借阅时间,需使用部门分管领导签字批准。
  (四)保存的合同文档每月清理一次,如有遗失、毁损,及时查明原因,并追究相关责任人责任。
  第七条 各部门合同管理职责
  (一)办公室
  1、制定、完善合同管理办法和合同审查流程,并组织各职能部门及分支机构实施。
  2、合同签署后办公室登记、盖章。甲方签章后,办公室负责追收合同原件(不少于一正一副),将双方签章的合同复印件按需要分发各职能部门。公司办公室下设档案室负责登记、编号、统计、归档、分类装订成册等工作。联营项目应注明承包人基本信息。
  3、对于出现拒绝、拖延、配合不力等情况的项目经理,办公室应立即上报总经理和分管经理采取相应措施追缴,并在每月办公会上予以通报。
  4、规范档案管理,对合同进行编号,并定期检查档案室合同管理履行情况。
  5、对合同管理所涉各职能部门进行监督、检查、督查合同由制定至归档全流程有无错漏。
  6、劳资合同由办公室下设人力资源部负责收集、整理后交档案室归档。
  7、每年12月30日以前对全年合同进行统计汇总清理,并在年终总结会上予以通报。
  (二)其他部门对合同管理的配合工作:
  1、财务中心负责整理、收集所有欠款、借、还款协议并整理归档,对公司所签署合同的执行及付款情况进行监管。
  2、施工管理部应配合公司办公室收回联营项目合同原件。负责对公司签署合同项目的质量、安全、进度等的执行情况进行监督。
  3、经营中心配合公司办公室收回自营项目及各分公司合同原件,整理项目投标资料交办公室档案室保管并档。每月配合公司办公室统计合同总额。
  4、材料采购、周转材料及机械设备租赁合同由材料供应部统计核对交由公司办公室档案室保管。
  5、各分公司负责人负责收集、整理分公司所有合同、协议后交档案室归档。
  第七条 凡涉及工程质量、工期、合同价款等重大变更的协议、纪要参照本规定执行。
  第八条 公司下设子公司合同管理参照本办法执行。
  第九条 未尽事项参照公司相关制度执行。本办法由办公室负责解释。
  第十一条 本办法自二0一四年十一月一日起试实施。
  
  
  
  湖北天达建筑实业有限公司
  2014年9月25日

 

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